По итогам статьи, определим основные тезисы журнала:
Правила противопожарного режима (ППР) упорядочили ведение всей документации по пожарной безопасности. Если раньше документация была раздроблена на отдельные журналы, то теперь все записи собраны в одном месте. Контролировать соблюдение норм стало проще, выявлять проблемные места — быстрее, а исправлять ошибки — эффективнее. Итог очевиден: объект стал ощутимо безопаснее.
Форму и правила заполнения устанавливает руководитель вашей организации, следуя пункту 17.1 (абзац 2) ППР РФ. Например, можно разделить журнал на разделы, подразделы и тома, чтобы удобнее было ориентироваться в записях. Такие рекомендации даны в письме МЧС России от 14.01.2021 г. № ИГ-19-54.
 |
Каждый объект уникален, форма документа должна отражать именно вашу ситуацию. Допустим, на вашем предприятии установлены лишь огнетушители и внутренний пожарный водопровод (ВПВ) — тогда достаточно включить только эти два раздела. Ошибка возникнет, если слепо скопировать стандартную форму, не изучив внимательно, какое оборудование реально используется на объекте. |
Ниже представлена таблица с перечнем разделов, которые обязательно включаются в документ, если на объекте имеются соответствующие средства защиты.
| Наименование системы противопожарной защиты | Ссылка на ППР РФ |
|---|---|
| Пожарные лестницы, металлические наружные открытые эвакуационные лестницы, ограждения на крышах | подп. «б» п. 17 |
| Индивидуальные средства защиты органов дыхания и зрения человека (СИЗ) | п. 30 (абзац 2) |
| Огнезадерживающие заслонки, шиберы, клапаны в воздуховодах и вентиляции, общеобменная вентиляции и кондиционирование | п. 42 (абзац 2) |
| Наружное противопожарное водоснабжение | п. 48 (абзац 2) |
| Внутренний противопожарный водопровод, пожарные краны, ручные пожарные стволы и рукава | п. 50 (абзац 1) |
| Пожарные задвижки с электроприводом и основные рабочие (резервные) насосные агрегаты | п. 52 |
| Пожарная сигнализация, оповещение и управления эвакуацией людей, противодымная вентиляция, установки пожаротушения, система передачи извещений о пожаре | п. 54 (абзац 5) |
| Первичные средства пожаротушения (огнетушители) | п. 60 (абзац 2) |
| Деревянные конструкции сценической коробки, драпировки, декорации, сценическое и выставочное оформление | п. 95 |
| Вытяжные шкафы, окрасочные и сушильные камеры, аппараты и трубопроводы | п. 124 |
Отсутствие журнала либо нарушение порядка его ведения влечет наложение штрафа на компанию в размере до 400 тысяч рублей по ч. 1 ст. 20.4 КоАП РФ.
Срок хранения журнала ЭСПЗ составляет 5 лет, согласно п. 611 раздела 11.2 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236.
Переходим непосредственно к назначению ответственного лица. Разрабатываем форму и структуру, определяем способ ведения, порядок хранения.
Руководитель назначает ответственного сотрудника, имеющего высшее или среднее профессиональное образование. Также сотруднику необходимо пройти профессиональную переподготовку по специальности «Специалист по пожарной профилактике» - Приказ МЧС России от 16.12.2024 г. № 1120. Если сотрудников с указанным уровнем подготовки нет либо численность штата небольшая, руководитель назначает ответственным за пожарную безопасность непосредственно себя.
Скачать образец в ворде приказа о назначении лица, ответственного за пожарную безопасность.
Шаг 1
Определить состав противопожарных систем. Например, на объекте есть –огнетушители, АПС, СОУЭ. После формируется структура документа.
Шаг 2
Разработать форму и структуру документа: титульный лист, содержание, разделы, тома. Можно воспользоваться готовыми формами, доступными онлайн, или создать собственный документ с нуля.
Шаг 3
Утвердить положения формы, структуры в приказе, скачать образец приказа в ворде.
|
Важный момент: специально установленной формы не существует, организация сама определяет содержание и оформление журнала, главное условие — соблюдение требований законодательства. |
Титульный лист включает в себя следующие элементы: наименование организации, адрес, товарный знак (необязательно), наименование журнала, дата начала и завершения ведения.
Раздел включает в себя следующие блоки и столбцы: номер раздела, наименование раздела, наименование установки, дата выполнения работ, наименование здания и помещения, вид работ, кем выполнены работы, подписи должностных лиц.
Журнал разрешается вести в бумажном и в электронном виде. Вы можете комбинировать оба формата: одни разделы вести на бумаге, другие — в цифровом виде. Решение принимается исходя из особенностей вашей ситуации.
|
Ведение журнала в электронном виде предусмотрено пунктом 17.1 ППР. Ежегодно объем отчетных и регламентированных работ увеличивается, и без автоматизации практически невозможно соблюдать требования законодательства. Это связано с ограниченными ресурсами человеческих возможностей, включая влияние человеческого фактора. Автоматизация с системой СКОУП эффективно решает задачи по ПБ. |
Особых условий по хранению и учету журнала не предусмотрено. Важно лишь одно: он должен находиться и вестись у вашей организации.
|
Журнал и его содержание предназначены для фиксации всех выполненных работ по каждой отдельной составляющей — проверке работоспособности датчиков дыма, техническому обслуживанию автоматики, осмотру огнетушителей или любым другим мероприятиям. |
Фиксируйте абсолютно все действия, касающиеся противопожарных систем: обслуживание, ремонт, замены, осмотр, испытания, плановые и внеплановые проверки, тренировки по эвакуации и прочие контрольные мероприятия.
Периодичность и график мероприятий должны соответствовать регламенту технического обслуживания: напоминаем, что этот документ является основополагающим в области ПБ, его отсутствие считается грубой ошибкой в работе должностных лиц организации.
Главное — указывать точную и полную информацию: наименование устройства, номер изделия, проведённые операции, используемые инструменты и материалы, методы диагностики и выводы. Это позволит избежать проблем, а также облегчит взаимодействие с надзорными органами МЧС.
Первая ошибка – записи выполняются формально, например: «Выполнено техническое обслуживание автоматической пожарной сигнализации согласно регламенту», «Проведены мероприятия технического обслуживания системы оповещения и управления эвакуацией за май 2025 г.», «Осмотрены огнетушители, замечания отсутствуют». Такие записи не отражают сути выполненной работы.
Вторая ошибка – отсутствие записей при проведении мероприятий, связанных с испытаниями, тренировками по эвакуации, внеплановыми и плановыми проверками.
Третья ошибка – в содержании записей отсутствует указание на используемые инструменты и материалы в работе. Например, при техническом обслуживании пожарных приборов должны применяться вязь, кисти, отвертки, пневматический очиститель.
Перед переходом убедитесь, что ваш старый журнал прошит, пронумерован, содержит все обязательные записи, все разделы заполнены и имеются подписи ответственных лиц. Документ храните минимум пять лет, например, передав его в архив. Также можно оцифровать документ и сохранить электронную копию в облачном хранилище, например, на Яндекс.Диске.
Этап 1 - выберите программу, с помощью которой будете вносить записи, например можно использовать ворд, таблицы Excel или Google Таблицы. В этом подходе есть свои существенные недостатки:
Мы используем для ведения документов систему СКОУП, она автоматически формирует записи, пользователю остается только его скачать и подписать.
 |
|
Выбираем объект защиты, указываем год и скачиваем готовый документ |
Этап 2 — наличие у всех ответственных лиц электронной подписи. Обычно достаточно, чтобы сотрудники имели неквалифицированную электронную подпись (НЭП), а руководители использовали квалифицированную электронную подпись (КЭП). Например, сотрудник, ответственный за пожарную безопасность или выездной техник от обслуживающей организации, может использовать НЭП для подписания внутреннего документооборота: журналы, акты, отчеты, дефектовки.
КЭП на руководителя выдается бесплатно через ИФНС посредством личного кабинета. НЭП на сотрудника можно выпустить через систему СБИС, стоимость подписи в 2025 году - 1200 руб. на 1 год и 6 мес.
Этап 3 - утвердить внутренний приказ в организации, прописать методы ведения журнала, а также разделов, которые будут вестись в электронном виде. Скачать образец приказа.
Самый простой способ подписывать документы - использовать специализированные платформы для электронного документооборота. ЭДО обладает широкими возможностями: от удобного подписания документов любого формата до надежного хранения всех файлов. Особенность электронных подписей заключается в том, что любые изменения документа после подписания автоматически делают подпись недействительной.
Рекомендуется подписывать документ как минимум тремя должностными лицами:
Приведем пример подписания документов между двумя частными организациями: заказчик - обслуживающая организация. Согласно договору техобслуживания весь документооборот выполняется через ЭДО Контур.Диадок. В конце отчетного периода (месяца) обслуживающая организация отправляет в ЭДО: УПД (универсальный передаточный документ), счет на оплату, журнал эксплуатации СПЗ.
 |
|
Личный кабинет – ЭДО Контур.Диадок. Загрузка документов |
 |
|
Подписание электронной подписью |
Следующий пример подписания документов: государственный заказчик, а также обслуживающая организация.
 |
|
Подписанные документы электронной подписью на портале исполнения контрактов (ПИК) Московской области |
При использовании систем ЭДО хранение всех подписанных файлов, включая журналы СПЗ, осуществляется на платформе оператора. Операторы используют современные средства защиты информации, такие как шифрование данных, многоуровневую аутентификацию пользователей и мониторинг сетевых атак. Данные передаются, а также хранятся с использованием сертифицированных криптографических алгоритмов. Однако существуют альтернативные варианты хранения документов:
Независимо от выбранного способа хранения, сохраняйте вместе с документом файла цифровые подписи. Файл цифровой подписи обычно имеет расширение .sig или .p7s. Сохраняя этот файл совместно с основным документом, вы обеспечите целостность документа.
Перевод документации СПЗ в электронный формат имеет ряд существенных преимуществ:
Полезные советы по ведению:
Мы рекомендуем возложить эту обязанность на обслуживающую организацию или на штатного сотрудника организации, поскольку они обязаны быть специалистами. Укажите этот критерий в техническом задании к договору или в должностной инструкции сотрудника.
Регулярно вносите полные и четкие записи обо всех мероприятиях: плановое и внеплановое обслуживание, тестирование, тренировки по эвакуации и прочее. Избегайте формальных формулировок "проведен осмотр": подробно раскрывайте суть выполненных действий.
Да, ведение журнала возможно как в бумажном, так и в электронном виде. Для оформления электронных документов необходимо обеспечить сотрудников квалифицированными (КЭП) или неквалифицированными электронными подписями (НЭП).