Правила ведения журнала эксплуатации системы противопожарной защиты в электронном виде

Современные программы позволяют существенно упростить ведение эксплуатационной документации. Один из важных элементов поддержания эффективной работы — правильное оформление журнала эксплуатации. В статье мы подробно рассмотрим, как перейти на электронный формат ведения этого документа, соблюдая все необходимые нормы и правила. Вы узнаете, почему важно переходить на цифровой учет, как выбрать подходящее программное обеспечение и какие преимущества это принесет вашей организации.

Зачем нужен журнал эксплуатации СПЗ?

Ведение документа предусмотрено нормативными актами: п. 54 ППР РФ (ПП № 1479 - правила противопожарного режима), п. 6.4.7 ГОСТ Р 59638-2021 (с изменениями № 1 от 24.10.2024 № 1498-ст), п. 6.1. ГОСТ Р 59639-2021 (с изменениями № 1 от 13.08.2024 № 1056-ст). За отсутствие или неправильное ведение, могут привлечь к административному наказанию по ч. 1 ст. 20.4 КоАП РФ.

Переход на электронный формат

Сначала убедитесь, что ваш старый журнал содержит все обязательные записи, заполнены все разделы и есть подписи ответственных лиц. Храните этот документ минимум три года, например, передав его в архив. Рекомендуем дополнительно оцифровать и сохранить копию в облаке, например на Яндекс.Диск.

Этап 1 - выберите программу, с помощью которой будете вносить записи, например можно использовать Ворд, таблицы Excel или Google Таблицы. В этом методе есть свои недостатки:

● Записи придется вводить вручную;

● Риск, что внесенная информация не соответствует реально выполненным работам;

● Трудности с контролем версий и изменений;

● Сложности с поиском нужной информации среди большого объема записей.

Мы используем для ведения журналов систему СКОУП, она автоматически формирует записи, пользователю остается только его скачать и подписать.

Этап 2 - наличие у всех ответственных лиц электронной подписи. Обычно достаточно, чтобы сотрудники имели неквалифицированную электронную подпись (НЭП), а руководители использовали квалифицированную электронную подпись (КЭП). Например, сотрудник, ответственный за пожарную безопасность или выездной техник от обслуживающей организации, может использовать НЭП для подписания внутреннего документооборота: журналы, акты, отчеты, дефектовки.

КЭП на руководителя выдается бесплатно через ИФНС посредством личного кабинета. НЭП на сотрудника можно выпустить через систему СБИС, стоимость подписи в 2025 году - 1200 руб. на 1 год и 6 мес.

Этап 3 - утвердить внутренний приказ в организации, прописать методы ведения журнала, а также разделов, которые будут вестись в электронном виде. Скачать образец приказа.

Порядок подписания электронного журнала

Самый простой способ подписывать документы - использовать специализированные платформы для электронного документооборота. ЭДО обладает широкими возможностями: от удобного подписания документов любого формата до надежного хранения всех файлов. Особенность электронных подписей заключается в том, что любые изменения документа после подписания автоматически делают подпись недействительной.

Рекомендуется подписывать документ как минимум тремя должностными лицами:

● Инженер (или техник) – кто непосредственно проводит работы;

● Руководитель обслуживающей организации;

● Руководитель организации

Приведем пример подписания документов между двумя частными организациями: заказчик и обслуживающая организация. Согласно договору техобслуживания весь документооборот выполняется через ЭДО Контур.Диадок. В конце отчетного периода (месяца) обслуживающая организация отправляет в ЭДО: УПД (универсальный передаточный документ), счет на оплату и журнал эксплуатации СПЗ.

Следующий пример подписания документов: государственный заказчик и обслуживающая организация.

Хранение электронных журналов

При использовании систем ЭДО хранение всех подписанных файлов, включая журналы СПЗ, осуществляется на платформе оператора. Однако существуют альтернативные варианты хранения документов:

● Сохранение файлов локально на компьютерах организации. Этот метод обеспечивает дополнительный уровень контроля над данными, особенно если необходима быстрая проверка документов сотрудниками внутри компании.

● Использование облачных сервисов. Современные облачные решения предлагают масштабируемые и защищённые сервисы хранения, доступные из любой точки мира. Преимущество облаков — удобство доступа и надёжность хранения.

Независимо от выбранного способа хранения, сохраняйте вместе с документом файла цифровые подписи. Файл цифровой подписи обычно имеет расширение .sig или .p7s. Сохраняя этот файл совместно с основным документом, вы обеспечите целостность документа.

Типичные ошибки при ведении журнала и как их избежать

● Записи выполняется формально, например – «Выполнено ТО АПС согласно регламента», «Выполнение ТО СОУЭ за май 2025 г.», «Выполнен осмотр огнетушителей. Замечаний не выявлено», такие записи не отражают сути проделанной работы.

Примеры заполнения:

— Вместо «Выполнено ТО АПС согласно регламента», сделайте запись: «Проведён осмотр извещателей дымовых пожарных в помещении № 1, 2, 3, 4 – выполнена очистка корпуса. Заменена аккумуляторная батарея (АКБ) 12А 7Ач– 1 шт., в ИБЭ РИП-12».

— Вместо «Выполнен осмотр огнетушителей. Замечаний не выявлено»: «Осмотрены порошковые огнетушители ОП-5 и углекислотные огнетушители ОУ-2. Показания манометров находятся в зеленой зоне шкалы давления, состояние корпуса удовлетворительное, крепления исправны».

Старайтесь указывать точную информацию: название прибора, номер изделия, выполненные операции, методы диагностики и итоговые заключения. Такой подход гарантированно избавит вас от ненужных проблем и упростит взаимодействие с органами надзора МЧС.

Скачать пример шаблона - журнал эксплуатации СПЗ в электронном виде

Резюме: ведения журнала эксплуатации СПЗ в электронном виде

Перевод документации СПЗ в электронный формат имеет ряд существенных преимуществ:

● Удобство хранения и быстрого доступа к информации.

● Значительная экономия рабочего времени сотрудников через функционал системы СКОУП.

● Упрощённая система ведения документации и отслеживания выполненных работ.

Особенности ведения:

● Электронные документы подлежат обязательной цифровой подписи, которую можно оформить быстро и удобно.

● Необходимо включать информацию о конкретных действиях, подтверждающие проведение техобслуживания и проверку работоспособности оборудования.